총무 · 실무 가이드 · 고장 대응
뭐가 고장나면 이렇게: 사무실 장비 대응 순서
업체 부르기 전에 해 볼 것과, 부를 때 무엇을 말해야 하는지를 적습니다. 순서대로 해서 해결되면 그 단계에서 멈춥니다.
증상별 대응 순서
인터넷이 끊겼다
- 다른 기기(휴대폰 와이파이)도 안 되는지 확인. 한 대만 안 되면 그 PC 문제.
- 공유기와 모뎀 전원을 뽑고 30초 뒤 모뎀부터 켠다.
- 모뎀 표시등이 빨간색이면 통신사 장애. 고객센터에 사업자번호로 조회.
- 복합기·출입 시스템처럼 고정 IP 쓰는 장비가 다시 잡혔는지 확인.
팁
통신사 고객번호와 회선 종류를 사무실 안내판에 적어 두면 통화가 3분 안에 끝난다.
복합기 종이가 자꾸 걸린다
- 걸린 종이는 뒤 커버를 열어 진행 방향으로 뺀다. 찢어지면 조각을 다 찾는다.
- 용지함의 종이를 꺼내 부채꼴로 털고 가이드를 종이 폭에 맞춘다.
- 습기 먹은 종이가 원인인 경우가 가장 많다. 새 묶음으로 교체.
- 반복되면 픽업 롤러 마모. 임대 업체에 롤러 교체 요청.
팁
토너는 잔량 20%에서 주문한다. 5%에서 주문하면 이틀은 흐리게 인쇄한다.
에어컨에서 물이 떨어진다
- 즉시 전원을 끄고 아래 장비를 치운다.
- 배수 호스 끝이 막히거나 꺾였는지 본다. 대부분 여기서 해결.
- 필터를 꺼내 세척. 먼지가 많으면 결로가 늘어난다.
- 해결 안 되면 건물 관리사무소에 먼저 연락. 시스템 에어컨은 건물 설비인 경우가 많다.
팁
냉방 시작 전 5월에 필터 세척과 배수 점검을 하면 여름 고장의 절반은 사라진다.
정수기 물이 미지근하거나 안 나온다
- 렌탈사 앱이나 스티커의 고객센터로 방문 접수. 자가 수리 시 무상 서비스가 끊긴다.
- 물이 아예 안 나오면 수도 밸브가 잠겼는지 먼저 확인.
- 필터 교체 주기가 지났으면 방문 시 같이 요청.
팁
렌탈 계약 만료일을 자산대장에 적어 둔다. 자동 연장 전에 조건을 다시 볼 기회다.
출입카드를 잃어버렸다
- 관리사무소에 즉시 정지 요청. 야간이면 비상 연락처.
- 총무 서랍의 예비 카드를 지급하고 대장에 기록.
- 재발급 비용은 규정에 따라 처리.
- 찾았으면 예비 카드 회수 후 분실 카드는 폐기.
팁
예비 카드는 항상 2장. 1장은 지급되는 순간 0장이 된다.
업체에 전화할 때 준비할 것
| 항목 | 어디서 찾나 |
|---|---|
| 계약번호 · 고객번호 | 자산대장 또는 최초 설치 계약서. 없으면 사업자번호로 조회 가능 |
| 장비 모델명 · 시리얼 | 장비 뒷면 라벨. 사진으로 찍어 자산대장에 붙여 둔다 |
| 증상이 시작된 시각 | "오늘 오전부터"보다 "10시 20분쯤"이 처리 빠르다 |
| 이미 해 본 조치 | 전원 재시작, 케이블 재연결 등. 같은 걸 다시 안내받지 않으려면 먼저 말한다 |
기록
해결이 끝나면 자산대장 비고란에 날짜·증상·조치·비용 한 줄을 적습니다. 다음번 같은 장비가 고장났을 때 교체할지 수리할지 판단하는 근거가 됩니다.
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