총무 · 실무 가이드 · 문서 보존
문서 보존 기간표: 3년·5년·10년, 그리고 파기
버려도 되는지 물어보는 문서마다 근거 법이 다릅니다. 인사 3년, 세무 5년, 상업장부 10년을 표로 두고 개인정보 파기 절차까지 붙였습니다.
보존 기간표
| 기간 | 문서 | 근거 | 메모 |
|---|---|---|---|
| 3년 | 근로자명부 · 근로계약서 · 임금대장 · 임금 결정/지급 기초 서류 · 고용/해고/퇴직 서류 · 휴가 서류 · 승급/감급 서류 · 연소자 증명 | 근로기준법 제42조 · 시행령 제22조 | 퇴직 후 3년. 미보존 과태료 500만원 이하 |
| 3년 | 4대보험 신고·납부 서류, 산업안전보건교육 실시 기록, 성희롱 예방교육 기록 | 각 보험법 · 산업안전보건법 · 남녀고용평등법 | 교육은 사진·명단·자료 |
| 5년 | 장부 · 증빙(세금계산서·영수증·카드 전표) · 신고서 사본 · 거래명세서 · 계약서 | 국세기본법 제85조의3 | 신고 기한 다음 날부터 5년. 전자 보관 가능 |
| 5년 | 근로자 건강진단 결과, 산업재해 기록 | 산업안전보건법 제164조 | 특수건강진단은 30년 |
| 10년 | 상업장부(재무제표·회계장부) · 영업에 관한 중요 서류 · 주주총회/이사회 의사록 | 상법 제33조 | 전표는 5년 |
| 즉시 파기 | 목적이 끝난 개인정보(이력서·주민등록 사본·계약 상대 신분증) | 개인정보 보호법 제21조 | 복구 불가능한 방법(파쇄·소각·영구삭제) |
| 14일 / 180일 | 채용 서류 반환 청구 시 14일 내 반환 · 보관 기간은 공고에 명시(보통 180일) | 채용절차의 공정화에 관한 법률 제11조 | 30인 이상 사업장 적용 |
파기 절차
- 분기마다 보존 기간이 지난 문서 목록을 뽑는다(파일 서버 폴더명에 연도를 넣어 두면 쉽다).
- 종이는 파쇄, 전자는 영구 삭제. 외부 파쇄 업체를 쓰면 파기 확인서를 받는다.
- 파기 대장에 문서명·수량·일자·방법·담당자를 남긴다. 개인정보는 특히.
원칙
헷갈리면 긴 쪽으로 보관하고, 개인정보는 짧은 쪽으로 파기한다. 두 원칙이 충돌하면 개인정보를 가린 사본을 남긴다.
근거 · 확인 2026-09-06
- 근로기준법 제42조(계약 서류의 보존) · 국세기본법 제85조의3(장부 등의 비치와 보존) · 상법 제33조(상업장부의 보존) · 개인정보 보호법 제21조 · 채용절차법 제11조
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